Рапорт на получение документов из личного дела
Личное дело военнослужащего содержит кадровые и иные сведения, часть которых относится к его персональным данным. При необходимости военнослужащий может письменно поставить вопрос об ознакомлении со сведениями, относящимися к нему, а также о выдаче конкретных копий, выписок или справок. Лучше запрашивать не личное дело целиком, а точно перечислять необходимые документы и сведения.
Когда используется
Используйте этот рапорт, когда вам требуется подтвердить прохождение службы, назначение на должность, образование, награждение, отдельные периоды службы или другие сведения, которые находятся в кадровых материалах. В просьбе укажите, какие именно документы, выписки или сведения нужны и для какой цели, если это помогает определить объем запроса.
Не просите выдать личное дело целиком
- личное дело является учетным кадровым документом и хранится у уполномоченного подразделения
- для практической цели обычно достаточно ознакомления, заверенной копии конкретного документа, выписки или справки
- точный перечень документов снижает риск неопределенного ответа на слишком широкий запрос
В документах могут быть ограничения
- право на доступ к своим персональным данным не должно нарушать права и законные интересы других лиц
- отдельные служебные документы могут содержать сведения ограниченного доступа и иметь специальный порядок копирования или изготовления выписок
- если полная копия документа не может быть выдана, можно просить предоставить относящиеся к вам сведения в допустимой форме или мотивированно разъяснить основание отказа
Как написать рапорт
- Укажите адресата, свою должность, воинское звание, Ф.И.О. и подразделение.
- Перечислите конкретные документы или сведения, которые необходимо получить.
- Укажите требуемую форму: ознакомление, заверенная копия, выписка или справка.
- Если документ нужен для конкретной процедуры, кратко укажите цель запроса.
- Если точное наименование документа неизвестно, опишите содержащиеся в нем сведения и период, к которому они относятся.
Примеры формулировок
Запрос копий и выписок
«Прошу предоставить мне заверенные копии либо выписки из находящихся в моем личном деле документов, содержащих сведения о прохождении мной военной службы и назначении на воинские должности за указанный период».
Запрос ознакомления
«Прошу предоставить возможность ознакомиться с содержащимися в моем личном деле персональными данными и документами в части сведений, относящихся ко мне, в установленном порядке».
Что указать в документе
- адресата и сведения о военнослужащем
- перечень запрашиваемых документов или сведений
- период службы, если он имеет значение
- желаемую форму предоставления - ознакомление, копия, выписка или справка
- цель получения документов при необходимости
- дату и подпись
Что приложить
- документ или уведомление, подтверждающее необходимость конкретной справки или копии - при наличии
- иные документы, позволяющие точно определить запрашиваемые сведения - при необходимости
Частые ошибки
- просить выдать на руки личное дело целиком вместо конкретных документов или сведений
- не указывать, какие именно сведения нужны
- требовать копирования любых материалов без учета режима ограниченного доступа и данных третьих лиц
- смешивать личное дело военнослужащего с Реестром воинского учета и документами военного комиссариата
- не сохранять зарегистрированную копию рапорта
Правовое основание
Как подать
Рапорт подается по команде в установленном порядке. Для исполнения он может быть направлен в кадровый орган или другое подразделение, где учитывается и хранится личное дело. Сохраните копию рапорта с подтверждением регистрации.
- Определите, какие конкретно сведения или документы нужны.
- Укажите в рапорте желаемую форму их предоставления.
- Подайте рапорт по команде и сохраните подтверждение регистрации.
- При получении ответа проверьте, охватывает ли он весь указанный в рапорте перечень.
- Если доступ или выдача документа ограничены, запросите письменное указание причины и правового основания ограничения.
Что делать при отказе
Если в предоставлении относящихся к вам сведений отказано полностью или частично, запросите письменный мотивированный ответ с указанием основания ограничения. Нужно различать правомерное ограничение на копирование конкретного служебного документа и отказ предоставить доступ к вашим персональным данным вообще. В зависимости от основания и содержания ответа решение или бездействие можно обжаловать вышестоящему командиру, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных, военную прокуратуру или суд.
Частые вопросы
Можно ли потребовать копию всего личного дела?
Безусловное право получить полную копию всего личного дела из законодательства о персональных данных не следует. Практически корректнее запрашивать ознакомление с относящимися к вам сведениями и конкретные копии, выписки или справки. Для отдельных документов могут действовать ограничения на копирование.
Можно ли ознакомиться со своими персональными данными?
По общему правилу субъект персональных данных имеет право на доступ к относящимся к нему персональным данным. Закон предусматривает исключения, в том числе когда доступ нарушает права и законные интересы третьих лиц или ограничен иным федеральным законом.
Что делать, если я не знаю точного названия документа?
Опишите сведения, которые вам нужны: например, данные о назначении на должность, периоде службы, образовании или награждении, а также примерный период. Это позволит кадровому органу определить подходящий документ, выписку или справку.
Это то же самое, что выписка из Реестра воинского учета?
Нет. Личное дело военнослужащего и государственный Реестр воинского учета - разные источники сведений. Если нужна именно выписка из Реестра воинского учета, применяется отдельный порядок ее формирования.